Informations sur la dématérialisation :

En 2003, les collectivités territoriales ont transmis plus de 7,7 millions d’actes aux préfectures dans le cadre du contrôle de légalité1.

En effet, toute une série d’actes individuels ou règlementaires des collectivités territoriales2 sont soumis au contrôle de légalité du représentant de l’Etat localement compétent, à l’exclusion des actes relatifs à la gestion courante3.

Dans le cadre du projet « ACTES »4, la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales autorise les collectivités territoriales5 à transmettre par voie électronique leurs actes soumis au contrôle de légalité6. Cette modernisation de l’Etat, au niveau de l’intégration du contrôle de légalité dans une chaîne de dématérialisation complète7, vise à accélérer les échanges administratifs entre les institutions locales et les préfectures, ainsi que réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi des actes.

En tant que site pilote, la Ville de Lorient (Morbihan) a expérimenté en 2004 la télétransmission des délibérations et compte-rendus du conseil municipal. Sans compter le gain de temps pour le personnel, la réduction des frais de reproduction était estimée à 30 000 euros par an.

Actuellement, une grande ville peut transmettre en Préfecture, chaque année, plus de 16 000 actes administratifs. La dématérialisation de cet envoi permettrait alors d’économiser plus de 400 kg de papier, soit l’équivalent d’une pile de feuilles atteignant 8 mètres de hauteur.

Les collectivités souhaitant bénéficier d’un dispositif de télétransmission doivent, préalablement à sa mise en œuvre, en solliciter l’homologation auprès du ministère de l'intérieur8. Au soutien de leur demande, elles présentent à l’administration centrale un dossier comprenant, notamment, un rapport confidentiel9 établi par un CESTI10, agréé et référencé par la DCSSI11.

Ce rapport détermine les conditions de protection de la confidentialité des informations traitées par le dispositif de télétransmission. Celles-ci doivent être conformes aux « exigences »12 du cahier des charges du 21 octobre 200513, norme de référence de l’homologation.

Selon ce cahier des charges, le dispositif doit s’insérer dans la chaîne de télétransmission, constituée de l’ensemble des réseaux informatiques par lesquelles transitent les actes, depuis le poste de travail de l’agent de la collectivité qui a rédigé l’acte, jusqu’au poste de l’agent de l’Etat en charge du contrôle de légalité14.







Le dispositif de télétransmission de la collectivité doit en conséquence respecter la norme d’échange15 des serveurs du MIAT16, par lesquels transitent les actes soumis au contrôle de légalité.

Le dispositif doit également garantir la sécurité de chaque flux de données dématérialisées en assurant l’authentification de l’émetteur et du destinataire, ainsi que l’intégrité et la confidentialité des données télétransmises17. A ce titre, le dispositif doit inclure des mécanismes (mis à jour régulièrement) de détection et de suppression des virus informatiques, de détection et de prévention des attaques réseau. La traçabilité des actes télétransmis est à la charge des collectivités.

Une fois homologué par le MIAT18, l’opérateur du dispositif19 doit signer une convention avec le ministère concernant les modalités concrètes de mise œuvre de son dispositif de télétransmission20.

Afin d’alléger cette procédure administrative et technique relativement lourde, une convention type de raccordement est disponible sur le site du MIAT21, et le dispositif de télétransmission homologué peut être utilisé pour le compte de plusieurs collectivités22.

Il convient donc d’envisager d’emblée une mutualisation des moyens mobilisés pour mettre en place cette téléprocédure, en particulier avec les organismes « satellites » de la collectivité : C.C.A.S., syndicats intercommunaux, établissements publics, etc.

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En raison de ces conditions juridiques et techniques déterminées de manière très stricte, la CNIL a estimé que ces dispositifs de télétransmission ne sont pas « susceptibles de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés ». Dès lors, ils peuvent bénéficier d’une dispense de déclaration23 auprès de la CNIL, en tant que traitement de données à caractère personnel.

Cette dispense s’applique aux dispositifs de télétransmission des actes des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, ainsi qu’à ceux mis en œuvre par les représentants de l’État.

[En cas de recours à un prestataire externe, la CNIL rappelle que ce dernier doit garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles conformément aux exigences de l’arrêté du 26 octobre 2005. De plus, la conservation à des fins purement techniques des données et actes qu’il transmet ne doit pas excéder un mois. Enfin, le prestataire doit procéder à la destruction ou à la restitution de tous les fichiers stockant ces données dès l’achèvement de son contrat.

Il est utile de rappeler que la durée de conservation administrative de ces données ne doit pas excéder un an en règle générale24 et 5 ans pour les délibérations budgétaires et comptables25]

La grande majorité des collectivités territoriales s’est engagée dans l’informatisation de leurs actes administratifs. Certaines d’entres elles les diffusent déjà sur CD-ROM ou par messagerie interne. Leur télétransmission en Préfecture constitue donc la prochaine phase d’une révolution silencieuse en marche depuis plusieurs années. Il reste bien sûr des étapes à franchir, en particulier la création d’une offre concurrentielle de plateformes d’échanges qui devrait être opérationnelle fin 2006. La dispense de déclaration adoptée par la CNIL constitue à cet égard un atout supplémentaire pour dépasser enfin le stade de l’expérimentation.


Nicolas Samarcq, juriste TIC
www.lexagone.com

François Dubrulle, Directeur Territorial




ESTIMATION DES ENVOIS AU CONTRÔLE DE LEGALITE
PAR AN, POUR UNE GRANDE VILLE


16 000 actes
438 kg de papier
(soit un pile de feuilles dépassant 8 mètres de haut)



Délibérations du Conseil municipal
- 1 000 délibérations adoptées chaque année
- 7 séances par an
- Envoi de 3 exemplaires de dossiers au contrôle de légalité
- Poids d’un dossier : 2,4 kg.
- Poids total : 50 kg


Arrêtés du personnel, envoyés en 1 exemplaire
- 11 000 arrêtés par an
- 3 pages en moyenne
- Envoi en 1 exemplaire au contrôle de légalité
- 33 000 pages envoyés, soit l’équivalent de 66 ramettes de papier de 2,4 kg chacune
- Poids total : 158 kg


Arrêtés du Maire (occupation domaine public, tarification, baux, emprunts …)
- 1 000 arrêtés par an
- 4 pages en moyenne
- Envoi en 3 exemplaires au contrôle de légalité
- 12 000 pages envoyés, soit l’équivalent de 24 ramettes
- Poids total : 58 kg


Arrêtés relatifs à l’urbanisme
- 3 000 arrêtés par an
- 4 pages en moyenne
- Envoi en 3 exemplaires au contrôle de légalité
- 36 000 pages envoyés, soit l’équivalent de 72 ramettes
- Poids total : 172 kg


Hauteur de papier Epaisseur d’une ramette de 500 feuilles = 5 cm
- 81 000 pages envoyées en Préfecture,
- soit l’équivalent de 162 ramettes
- soit l’équivalent d’une pile de feuilles atteignant 8,10 mètres.